Avant d'aborder le wiki à proprement parler, il est nécessaire de le situer, premièrement dans le temps par rapport à l'évolution du Web, deuxièmement dans l'entreprise comme outil de collaboration.
À l'origine, le Web était "passif" c'est a dire que l'individu consommateur de contenu ne pouvait pas interagir avec un site web, le site était conçu pour l'individu comme un programme de télévision. Au début des années 2000 de nouvelles applications sont apparues sur le Web donnant la possibilité aux utilisateurs d'interagir, on a vu apparaitre un Web dont le contenu est généré par l'individu. On pense à Youtube qui permet à chacun de mettre en ligne une vidéo, qui sera diffusée gratuitement au monde entier, mais aussi à d'autres technologies appelées médias sociaux comme les blogues, les wikis, les podcasts, les réseaux sociaux, les favoris sociaux (social bookmarks), le micro-blogging etc...
C'est Darcy DiNucci (1999) qui parle pour la première fois de "Web 2.0" pour qualifier ce "nouveau" Web collaboratif, terme qui sera ensuite popularisé par O'Reilly Media et sa conférence Web 2.0 (http://en.wikipedia.org/wiki/Web_2.0). À ce jour, nous sommes donc dans cette phase Web 2.0, on est passé d'un Web de type "émission", (broadcast) à un Web de type "pairs à pairs" (peer to peer).
La prochaine étape que certains appellent déjà le Web 3.0, mais que l'on appelle aussi communément le Web sémantique, est un Web qui en plus d'intégrer les médias sociaux actuels, créera du sens et vraisemblablement intègrera des technologies 3D.
Pour résumer cette approche historique, nous participons aujourd'hui au Web 2.0 en utilisant les médias sociaux dont l'un d'eux est le wiki.
Ceci posé, il nous faut positionner le wiki au milieu des outils technologiques existants. En gestion de projet nous utilisons des logiciels spécialisés tel que MS Project, Primavera, Merlin ou d'autres pour gérer les coûts, les ressources et les délais parfois couplés à des ERP (Enterprise Ressource Planning) tel que SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung). D'autres outils sont également utilisés, le tableur Excel pour gérer les risques, des outils de traitement de texte pour l'élaboration de la charte du projet, de l'énoncé préliminaire ou du plan de management. Enfin, téléphones, courriels, discussions en face à face et messagerie instantanée permettent le management des communications directes.
Les avantages des logiciels ou progiciels tels que MS Project ou SAP résident dans leur structure qui les rend extrêmement efficaces lorsque les processus sont connus. Ils assurent sécurité, qualité, contrôle, respect des délais, consistance et imputabilité. Leurs inconvénients sont doubles, premièrement, le coût d'un changement est élevé du fait de l'hyper-structuration et du manque de flexibilité des outils. Il n'est ainsi pas rare d'y trouver beaucoup d'informations périmées. Deuxièmement, certaines personnes sont mises à l'écart par le processus qui isolent d'autres activités. (Gartner, 2008 USSTFGBF&C p.2)
La communication informelle directe est efficace parce que simple, il est très facile d'envoyer un courriel ou de passer un appel téléphonique. L'émetteur est assuré que la personne en face est seule destinataire du message. De l'information importante est souvent cachée (Gartner, 2008 USSTFGBF&C p.2-3). Personne n'ira voir dans votre boîte de réception de courriel si de l'information pertinente pour le projet s'y trouve. L'historique des conservations n'est généralement pas conservé ou difficilement exploitable dans le temps. Que devient l'information collectée une fois le projet clos? Que deviennent vos courriels relatifs aux projets que vous avez gérés, si vous quittez l'organisation?
C'est entre ces deux mondes structurés et chaotiques que viennent se glisser les logiciels sociaux en particulier les blogues et les wikis, sans nécessairement remplacer les outils existants. "Rather than replacing, what we are suggesting is that social software should add to the existing range of collaboration support options."(Gartner, 2008 USSTFGBF&C p.3) Les logiciels sociaux offrent l'avantage de combiner la convivialité et la flexibilité des communications avec la persistance et les propriétés structurantes des outils plus formels. "Social software can help organizations combine the usability and flexibility of communication mechanisms such as e-mail with the persistence and organizational properties of formal collaboration support environments."(ibid)